Der har de seneste par årtier været en eksplosiv stigning i afholdelsen af events blandt virksomheder. Men selvom at events er blevet til en populær strategisk satsning, kan der være mange risikoer og ikke mindst faldgruber forbundet afholdelsen af fysiske events.
Har du planer om at eksekvere et eller flere events, er det vigtigt, at du et bevidst om disse, deres omfang og eventuelle løsninger til disse.
3 skabninger af samme side
Der findes i dag mange forskellige typer af events, som virksomheder verden over gør brug i deres marketing, kommunikation og PR-strategier. Overordnet kan du dele dem ind i tre hovedkategorier: mindre, mellemstore og store events.
Selvom at et event kan være af samme type, kan antallet af deltagere ændre hele dynamikken i forhold til kompleksitet og eventuelle risikoer. Dette skyldes, at du har flere personer, hvis forventninger til kvalitet som du skal imødekomme.
Ligeledes vil du også opleve en større belastning på din organisering, arbejdsprocesser, faciliteter m.m., når du afholder større begivenheder. Eksempelvis kan der forventninger til mad og kvaliteten af dette, toiletter og sanitære faciliteter osv.
De samme dynamikker gør sig også gældende ved mindre begivenheder, men de er som regel noget mindre i omfanget af deres belastning. Dog kan du siges at være underlagt de samme forventninger til kvalitet.
Står for skud hele vejen igennem
Det er ikke kun basale behov, som du alene bliver bedømt på. Faktisk vil du som afholder af eventet blive bedømt på mange forskellige parametre.
Der kan her være tale om alt fra:
- Programindhold
- Typen af indholdet
- Valg af talere
- Sprogbrug og valg
- Længden af eventet
- Tema
- Pris for deltagelse
- Forplejningspriser
Det kan måske virke som ret basale ting, men der er mange virksomheder som i svingende omfang, enten negligerer eller nedprioriterer kvaliteten af flere af ovenstående faktorer. Er du og din virksomhed begyndere til afholdelse af events, kan det anbefales at hente hjælp fra et eventfirma.
Hvorfor hjælp af eventfirma?
Der kan være mange fordele at hente for både dig og din virksomhed, ved at hente hjælpe fra et eventfirma, særligt hvis det er et erfarent firma. En af de store fordele er, at du kan nyde godt af den praktiske erfaring, som eventfirmaet drager med sig.
Du vil kunne få indsigt i, hvordan projektet eksekveres, mens også alle bagvedliggende og understøttende arbejdsprocesser. Dette kan være særligt vigtigt for dig, da du mindsker risikoerne for at lave dyre fejl. For eksempel kan et manglende billetsalg og antal af deltagere have betydelige konsekvenser for jeres indtjening, regnskab og generelle drift.
Herudover er der mange eventfirmaer som har tidligere etableret forbindelser med relevante leverandører, hvilket kan gavne jeres budget og drift.
